Personkortet viser deg alt som er knyttet til en person på en og samme plass. I denne artikkelen går vi gjennom personkortet og menyvalgene som finnes der.
Personkortet er en gullgruve av informasjon – både den som personen har lagt inn selv ved registrering, men også informasjon som du som arrangør kan legge til. Alle handlinger i arkon er knyttet til en person, og derfor er det også veldig mange muligheter knyttet til et personkort.
Dersom du jobber med bemanning og helst behandler en og en person, ringer og slår av en prat, setter opp vakter og noterer noen tilbakemeldinger, så er personkortet omtrent den eneste plassen du trenger å arbeide!
Personkort kan du finne nesten overalt i arkon hvor du finner personer – det være seg gjennom et søk på en person ved bruk av søkefeltet, gjennom en rapport, under godkjenning av søknader, i bemanningsverktøyet eller kalendervisninger.
Hurtigvisning
Når du har funnet en person du vil se nærmere på, kan du aktivere hurtigvisning av personkortet ved å holde musepekeren over personikonet.
Hurtigvisninga har en begrenset mengde informasjon, i tillegg til snarveier til flere funksjoner, som endring av person og vakter eller sending av sms eller e-post.
Vis personkortet
Ved å trykke på et personikon vil du alltid få et nytt forgrunnsvindu med personens komplette personkort. Personkortet inneholder all data som er lagret på en person, fra personinformasjon til tilvalg, internkommentarer og vaktlister.
Menyen for personkortet
Inne på personkortet vil du alltid ha en ekstra meny – litt avhengig av hvor stort vindu du har, vil denne enten vise seg som tre streker oppe til høyre i skjermen, som viser en større meny når du trykker på den, eller så kan den komplette menyen ligge utfoldet til venstre for personkortet.
1. Rediger i personkortet
1.1 Personinformasjon
Under redigeringsmenyen er den første muligheten å redigere personinformasjonen.
Her kan du oppdatere standardinfo, persondata, laste opp dokumenter, redigere et evt personbilde osv.
Fra hurtigvisning trykker du på blyanten for å komme hit.
1.2 Tilvalgsregistreringer
På tilvalgsredigering kan du både se standardtilvalg en person er registrert på, og du kan melde personen på nye tilvalg. Du kan også legge inn tilleggsinfo som en kommentar.
Dersom du vil fjerne et tilvalg kan du fjerne den blå avhakingen, og trykke på oppdater. Tilvalget vil da forsvinne fra listen.
Under Andre tilvalg får du opp en liste over alle eksisterende standardttilvalg, slik at du kan melde personen på de som er aktuelle. Der er også et søkefelt til høyre som kan brukes for å filtrere seg frem til relevant tilvalg. Etter at tilvalg er valgt trykker du legg til.
Fra hurtigvisning trykker du på puslespillbrikken.
1.3 Vaktliste
Under rediger vaktliste kan du se og endre vaktene personen er meldt på. Trykker du på Oppdater tidsplan får du opp alle vaktene som finnes i arrangementet. For å melde på eller av en vakt aktiverer du avhaking til venstre, og trykker oppdater.
Etter at en person er meldt på en vakt, vil totalt timetall registrert dukke opp i parantes bak navnet til personen.
Bak hver vakt kan det også legges til en kommentar som vil være synlig for vaktleder der personen skal jobbe – for eksempel «varslet sein ankomst pga jobb». Da slipper dere etterlyse noen som dere vet kommer seint.
For å endre vaktliste er det kalender nr to i hurtigvisning som gjelder.
1.4. Registrer avvik på vakt
Under menyen for å endre vaktliste kan du også registrere avvik på ei vakt.
Avvik kan endres både for oppstart og slutt på vakt, eller du kan registrere personen som ikke møtt til vakta.
I kommentarfeltet kan vaktleder eller den som tar oppmøtet legge igjen kommentar som forklarer avviket, slik at etterarbeidet blir ryddigere.
Avvikene vil også vises i en timerapport.
For å registrere avvik er det kalender nr to i hurtigvisning som gjelder.
1.5 Følge
Denne funksjonen er knyttet opp mot kunder som benytter salkart, der det er gunstig å knytte personer sammen for å få sete sammen.
2. Visningsmenyen
2.1 Interne kommentarer
Internkommentarer lar deg logge nyttige oppdateringer eller info for din egen del så vel som kollegaer som jobber i samme verktøy.
Les mer om internkommentarer her.
2.2 Endringslogg
Endringsloggen lar deg se endringer utført på personkortet, for eksempel endringer i vaktlister, personinformasjon, utsending av e-poster og smser, samt hvem som har gjennomført endringene.
2.3 Dokumenter
Her kan du se eventuelle dokumenter som er lastet opp i tilknytning til personen. Det kan være en signert kontrakt, et invitasjonsbrev eller noe annet.
Du kan lese mer om dokument-felter i artikkelen om personfelter.
2.4 Timeliste
Her kan du se personens vakter i kalendervisning. Dette er ment som en enkel oversikt, bl.a. for å se at ingen vakter overlapper, men også synliggjøre hvilke dager personen for eksempel er ledig for flere vakter.
3. Aksjonsmenyen
3.1 Last ned kontaktkort
Om du trykker på last ned kontaktkort vil det automatisk starte en nedlasting av personens kontaktinformajson til din enhet, slik at du kan lagre den som kontakt i din kontaktliste. Filen lastes ned i .vcf-format.
3.2 Send e-post
Her kan du starte utsending av e-post til personen. Trykker du på denne blir du tatt direkte videre til e-post-opprettelse.
Les mer om e-post-utsending her.
3.3 Send sms
Trykker du her blir du sendt til sms-utsendings modulen direkte. Da er personen mottaker, og du kan forfatte tekst og gjøre andre justeringer.
3.4 Søknad
Her kan du velge kategori for søkeren og godkjenne søknaden.
Du kan også trekke tilbake en godkjenning, da blir søknaden sendt tilbake til søknadsbunken.