Det er flere måter å få en person registrert i arkon, men den vanligste er gjennom bruk av en form for registreringsskjema. I denne artikkelen får du en steg for steg innføring for hvordan du oppretter ditt første skjema.
Eksempelet er basert på et klassisk registrerinsskjema for frivillige, men den samme funksjonen bruker du for å opprette påmeldingsskjema for konferanser, presseregistrering, gjester o.l. til ditt arrangement.
Følg stegene under for å opprette et registreringsskjema
Følg menyen fra publisere -> registreringsskjema. Inne på siden bruker du den røde aksjonsknappen og velger opprett nytt skjema.
Steg 1: Velg skjematype
Skjema uten godkjenning: Skjema som lar søkeren registrere seg direkte, uten at du som arrangør gjør noen vurdering.
Skjema med godkjenning: skjema som lar deg godkjenne søkere individuelt eller som gruppe.
Internskjema: kun for bruk av eksternbruker eller egenoppdateringer. Les mer i egen artikkel her.
Steg 2: Basis
Her legger du inn tittel på skjema, relevant informasjon til søkeren og velger språk på skjema.
Steg 3: Personfelter
Her velger du hvilken personinformasjon du ønsker å samle inn. Dersom du savner et felt her så kan du lese mer i denne artikkelen om hvordan du lager nye.
Husk å velge hvilken data som skal være obligatorisk å fylle inn.
Hvert personfelt kan vises slik det står, eller du kan endre ordlyden på feltet.
* Obs: om du endrer tittel i skjema, så vil feltet likevel ha samme egenskaper som før (som tekst eller datofelt), og vises med opprinnelig tittel i databasen. Derfor anbefaler vi at du lager nye felter for det som er ny info, og kun bruker visningstittel til å justere mindre ting. Eksempel: «info» vises som «fortell oss litt om deg selv» for å få søknadstekst.
Steg 4: Kategori
Her velger du hvilke/hvilken kategori søknaden skal sendes til.
For et skjema med kun en kategori så vil søkeren lande der automatisk når du godkjenner søknaden – for et skjema med flere kategorier får søkeren lage en prioritert liste.
Tips: dersom du får nok søkere til en kategori, kan du når som helst redigere skjema og gjøre en kategori usynlig for fremtidige søkere, ved å fjerne avhaking i skjema. Allerede registrerte søkere til denne kategorien vil fortsatt ha den i sin søknad.
Steg 5: Tilvalg
Her velger du hvilke tilvalg søkeren skal kunne registrere.
Tilvalg kan være mange forskjellige ting, les mer om tilvalg i denne artikkelen.
For hvert tilvalg får du noen ekstra valg:
Aktivere kommentarfelt
Automatisk valgt
Tidsoverlapp
Kalendervisning
Steg 6: Alternativer
En samleside med flere ulike, mindre valg for skjemaet.
Les mer om personvern-valgene her:
Validering av skjema lar deg forhåndsdefinere åpning og stenging av skjema.
Du kan også bestemme om søkere må ha unikt mobilnummer og e-post-adresse (For å unngå duplikater), og kreve aksept av betingelser.
For frivilligregistrering så er betingelsene ofte det samme som vilkårene, som dere har på deres egen nettside. Der har dere listet opp hva den frivillige forplikter seg til, og hva dere forplikter dere til. Dersom søkeren ikke godkjenner vilkårene så vil de ikke kunne levere søknaden.
Under varslinger kan du velge å slå av e-postkvittering/bekreftelses-epost.
Du kan også sette opp en mailadresse som skal motta kopi av kvittering for hver søker som registrerer seg – for eksempel frivilligkoordinator, eller en presseansvarlig hvis skjema er for presseakkreditering.
Steg 7: Rekkefølge
Sist i skjemageneratoren får du endre rekkefølge på elementene i skjema, dersom du ønsker det. Det er så enkelt som å trykke på feltet du vil flytte, dra det dit du vil ha det, og slipp.
Så gjenstår det bare å trykke på lagre og avslutt.
Redigere, kopiere eller slette registreringsskjema?
For å endre eller slette et registreringsskjema kan du trykke på aksjons-knappen like i forkant av det aktuelle skjema.
Her kan du også:
- opprette nytt skjema som en kopi av et eksisterende skjema.
- Låse skjema for påmeldinger.
- Endre og forhåndsvise e-postkvittering
- Kode utseende på kvittering
- Koble skjema slik at registrering trigger print av kort
- laste ned QR-kode