Eksternbrukeren er et kraftig verktøy som gir deg mulighet til å tildele en svært begrenset brukertilgang til en person tilknyttet produksjonen. I denne artikkelen kan du se hvordan du oppretter en eksternbruker.
Introduksjon til eksternbrukeren
Før du oppretter din første eksternbruker er det greit å vite at det er riktig verktøy du velger. I arkon kan du gjøre store begrensninger på en vanlig bruker også, det kan du lese mer om her.
Det som i hovedsak gjør eksternbrukeren annerledes fra en vanlig bruker med begrenset tilgang er følgende;
Eksternbruker
- Eksternbrukeren kan kun få tilgang på kategorinivå
- Eksternbrukeren kan få tildelt kvoter – både for påmelding til tilvalg og til registrering til kategori, slik at den f.eks kun kan melde på 10 personer til ei vakt som totalt trenger 20.
- Eksternbrukeren kan kun ha tilgang til en kategori om gangen.
- Eksternbrukeren kan bl.a ikke ha tilgang til kommunikasjonsmodulen i arkon.
Ordinær brukertilgang
- En vanlig bruker kan få kun få begrensning på hovedkategori-nivå
- En vanlig bruker kan få tilgang til å legge til personer/godkjenne søknader, men da kan den også legge til så mange som den ønsker, med tilgang til samtlige tilvalg og vaktlister, uten begrensning på disse.
- En vanlig bruker kan ha tilgang til alle kategorier eller alle innenfor en hovedkategori.
- En vanlig bruker kan få tilgang til kommunikasjonsmodulen i arkon.
Derfor anbefaler vi oftest at man kun bruker eksternbruker i tilfeller hvor;
- man trenger å tildele en kvote for registreringer, for eksempel for en leverandør, et dugnadslag eller en partner som skal registrere et begrenset antall personer
- brukeren har begrenset med forkunnskaper om arkon og kun trenger de nevnte funksjonene
- brukeren ikke har behov for kommunikasjonsmodulen, rapportfunksjon eller ellers skal kunne gjøre endringer i oppsettet til arrangementet i arkon.
For å gå mer i dybden om hvordan man bruker eksternbrukeren kan du etterhvert også sjekke ut disse to artiklene:
- Eksternbruker – bemanning
- Eksternbruker – akkreditering
Opprett ny eksternbruker
1. Personer – eksterne brukere
Start med å åpne menyen for personer, og eksterne brukere.
Inne på siden bruker du den røde aksjonsknappen øverst på siden og velger opprett ny bruker.
2. Velg skjema
For å opprette en eksternbruker så må brukeren være knyttet til et internskjema.
Les her om de ulike typene, og hvordan du kan Opprette registreringsskjema.
3. Velg begrensning
Etter at du har valgt skjema, velger du om eksternbrukeren skal ha begrenset tilgang basert på tilvalg eller kategorier.
For bemanning vil du ha en eksternbruker begrenset på tilvalg.
Dersom eksternbrukeren f.eks. skal bestemme hvem som slipper inn på arrangementet, vil du ha en eksternbruker som begrenser tilgang på kategori.
Vi velger tilvalg i dette eksempelet, og trykker på neste.
Du kan lese mer om forskjell på tilvalg og kategorier i denne artikkelen.
4. Legg til e-postadresse
Skriv inn e-postadressen som skal få eksternbruker. du kan opprette en eller flere brukere med samme tilgang.
Når du har lagt inn e-postadresse kommer du til brukerinnstillingene. Her får du ta en rekke valg som gjør eksternbrukeren din klar til bruk. Under vil vi forklare hva de ulike innstillingene betyr.
5. Siste dato for registrering
Her legger du inn sistre frist for registreringer eller endringer fra eksternbrukeren.
Dersom du lar denne stå blank, så kan eksternbrukeren gjøre endringer helt frem til arrangementet er ferdig.
6. Rettigheter
Her kan du velge hvilke rettigheter eksternbrukeren skal ha.
- Tilgang til alle i kategorien betyr at eksternbrukeren kan se alle i sin kategori, også de som er lagt inn i kategorien fra før av, registrert manuelt eller flyttet fra andre kategorier. Dersom du ikke aktiverer denne, så kan eksternbrukeren kun se personer som eksternbrukeren regsitrerer selv. Det vanligste er å ha denne aktiv.
- Bemanningsmodul gir eksternbrukeren tilgang til nettopp det – å benytte bemanningsmodulen for å legge vaktkabalen med sine personer. Denne bør derfor være aktivert dersom eksternbrukeren skal jobbe med bemanning.
7. Kategori
En eksternbruker kan kun knyttes til en kategori om gangen. Her velger du hvilken kategori det skal være. Det kan være samme kategori som du har i internskjema, eller du kan velge en annen.
Tips: Dersom det er et lag eller en forening som skal stille til dugnad så er det lurt å ha en kategori for hver forening, slik at det blir lett å ta ut timerapporter etterpå. Det kan du lese mer om her.
For deg som har brukt eksternbrukeren før våren 2024;
Du trenger ikke lenger lage et nytt internskjema for hver dugnadsgruppe. Du kan nå lage et eget basisskjema for alle dugnadslag – et internskjema uten kategori – og så holder det at du regulerer kategoritilgangen her når du lager eksternbrukeren. På samme måte kan du lage et internskjema for leverandør-registrering, og etterpå opprette flere eksternbrukere på samme skjema, med justering for kategori og evt tilvalg under opprettelse av ny eksternbruker.
8. Tilvalg
Her velger du hvilke tilvalg som skal være tilgjengelig for eksternbrukeren. I et bemanningstilfelle vil det være snakk om hvilke vakter de skal kunne melde seg på – da aktiverer du disse ved å hake de av.
9. Max antall
Når du har valgt tilvalgene vil de vises i neste kolonne, hvor du får mulighet til å tildele en kvote for hvert enkelt tilvalg.
I dette eksempelet er det max 10 personer som kan meldes på hver vakt, selv om vakta egentlig skal ha 50 personer totalt.
10. Send e-post med innlogging
Når eksternbrukerens innstillinger er klar, kan du trykke på neste, og da kommer du til utsending av e-post.
I mailen får de en egen lenke til arkon, sitt eget brukernavn, og de får sette sitt eget passord.
I denne e-posten kan det også være lurt å legge ved en oppskrift for hvordan de skal bruke verktøyet.
Når du trykker send så blir eksternbrukeren opprettet.
Tilbake på oversikten over eksterne brukere vil du da kunne se den nyopprettede brukeren – merk at du kan søke opp aktuell eksternbruker i søkefeltet til høyre på skjermen.
Sånn ser det ut for eksternbrukeren
Når eksternbrukeren logger inn, vil startsiden se ut som bildet under. Kvotene vi har tildelt ligger oppsummert til høyre, personer som er registrert ligger i bunnen, og nye registreringer og bemanning kan håndteres i menyen til venstre.
Merk: der det står Info øverst på siden kan du skreddersy en egen tekst.
Aksjoner for en opprettet eksternbruker
1. Legg til infotekst
Når eksternbrukeren er opprettet får du fire nye valg under aksjonsknappen. Trykker du på «endre infotekst» får du mulighet til å skreddersy infoteksten som ligger på forsiden til eksternbrukeren når den logger inn. Se illustrasjonsfoto over.
2. Rediger eksternbruker
Dersom du trenger å gjøre endringer – for eksempel endre i kvote eller tildele flere tilvalg til en eksternbruker – kan du enkelt trykke på rediger-knappen, som tar deg tilbake til innstillingene for eksternbrukeren.
3. Slett eksternbruker
Trenger du å slette en eksternbruker kan du trykke på slette-knappen i aksjonsmenyen.
Obs – dette er ikke en handling som kan gjenopprettes, så hvis du sletter feil, må du opprette eksternbrukeren på nytt.
Å slette en eksternbruker endrer ikke data som er registrert av eksternbrukeren, det vil kun fjerne tilgangen som brukeren hadde.
4. Send bekreftelses e-post
Dersom eksternbrukeren ikke finner igjen sin bruker-mail kan du sende en ny bekreftelsese-post her.