Mathensyn kan være alt fra allergier til kulturelle og religiøse kostholdsvalg. Å kunne planlegge for ulike mathensyn handler både om økonomi, helse og trivsel. I denne artikkelen ser du hvordan du kan ta ut rapport på registrerte mathensyn på ditt arrangement.
Obs: en rapport vil kun være nyttig dersom du faktisk har samlet inn informasjon om mathensyn; les denne artikkelen for å se hvordan du gjør det: Registrere mathensyn
Ettersom det er to metoder for innsamling av mathensyn, så er det også to metoder for rapportering. Og sikkert enda flere! Men i denne artikkelen viser vi de mest brukte metodene for begge varianter, og prøver også å vise dere hvordan dere kan hente data med færrest mulig klikk.
Vi anbefaler deg også å sjekke denne artikkelen for oppretting av rapport-maler – slik at du kan lagre et oppsett for din favoritt-rapport og få ut dataen for dine mest brukte rapporter kjappere.
Rapport for mathensyn registrert som ekstrafelt
1.1 Rapporter – kategorier
Marker kategoriene du ønsker å inkludere i rapporten. I dette eksempelet bruker jeg kunn frivillig-kategorien, men du kan hake av flere – både hele hovedkategorier og enkelte underkategorier.
1.2 Velg informasjon som skal med
Her markerer jeg fornavn og etternavn, samt ekstrafeltene jeg har opprettet for registrering av mathensyn.
Om du ønsker en oversikt over alle frivillige og hvilke mathensyn som finnes, så kan du helt enkelt trykke på lag rapport allerede nå.
Dersom du vil gå mer i detalj, og ønsker å se hvilke mathensyn som gjelder for hvilke dager eller måltider, så fortsetter du med punktene under.
1.3 Tilvalgsfilter – visning per dag eller måltid
For å kun få frem mathensyn for konkrete dager, kan du benytte tilvalgsfilteret – og under «tilvalg inkluderer» kan du markere vakter den aktuelle dagen. Da kan du velge alle vakter som skal ha løns, alle som skal ha middag eller alle gjennom hele dagen.
Dersom du bruker arkon sin bong-løsning for måltider kan du ta ut rapporten direkte på bong-tilvalgene, men husk at det bare funker om du faktisk har meldt alle på måltidet de skal ha.
Tips: du kan bruke søkefeltet til å filtrere deg frem til riktig tilvalg 🙂
Så kan du trykke på lag rapport.
Da vil du få ut en rapport som ser ut omtrent sånn her:
Inne i rapporten kan du sortere etter kolonne, og du kan også bruke søkefeltet til høyre for å søke på enkelt-ord, navn og nummer i store rapporter. Merk at denne rapporten viser deg alle personer på de valgte tilvalgene, også de uten mathensyn.
Rapport for mathensyn registrert som standardtilvalg
2.1 Rapporter – kategorier
Marker kategoriene du ønsker å inkludere i rapporten. I dette eksempelet bruker jeg kunn frivillig-kategorien, men du kan hake av flere – både hele hovedkategorier og enkelte underkategorier.
2.2 Informasjon som skal være med
Som ved ekstrafelter, markerer du feltene du ønsker med persondata, og så må du markere feltene tilvalg og tilvalgsinfo.
Tilvalgene er mathensynene – og andre standardtilvalg og vaktlister du har registrert på en person.
Tilvalgsinfo gir deg kommentarer til tilvalg – så dersom en person har valgt «annet» som mathensyn, og skrevet i kommentaren hva det gjelder, så vil denne informasjonen ligge i tilvalgsinfo.
2.3 Tilvalgsfilter: inkluder
Under tilvalgsfilter har du mange muligheter, så her er det bare å prøve seg frem! Men som utgangspunkt, for å få ut en rapport over alle med allergier, kan du bruke filteret for tilvalg inkluderer – hvor du haker av de ulike mathensynene.
Tips: du kan bruke søkefeltet til å filtrere deg frem til riktig tilvalg 🙂
2.4 Tilvalgsfilter: visning
Ettersom man ofte har mange ulike tilvalg i tillegg til mathensyn, kan man bruke visningsfilteret til å bestemme hvilke tilvalg som skal sees i rapporten. Her markerer du igjen alle mathensynene.
For å se samtlige i kategorien som har mathensyn, kan du nå trykke på lag rapport.
2.5 Tilvalgsfilter: Visning per dag eller måltid
Om du ønsker å få ut en rapport på en konkret dag eller måltid, går du tilbake til tilvalgsfilter «tilvalg inkluder» og så markerer du de aktuelle vaktene du vil ha rapport på.
Dersom du bruker arkon sin bong-løsning for måltider kan du ta ut rapporten direkte på bong-tilvalgene, men husk at det bare funker om du faktisk har meldt alle på måltidet de skal ha.
Da vil du få ut en rapport som ser ut omtrent sånn her:
Inne i rapporten kan du som vanlig sortere etter kolonne, og du kan også bruke søkefeltet til høyre for å søke på enkelt-ord, navn og nummer i store rapporter.