Her finner du en kjapp oppskrift for å opprette vakter (vaktlistetilvalg), pluss noen tips og triks.
Vaktlister er akkurat det det høres ut som! I denne artikkelen tar vi deg gjennom opprettelse av en vakt og de ulike valgene du har i denne prosessen. Vakter kan opprettes fra start, slik som vi skal gjøre i denne artikkelen, men de kan også migreres fra tidligere arrangement. For å se hvordan du migrerer vakter kan du lese mer i artikkelen «Migrere data fra andre arrangement».
Tilvalgsgrupper
Alle typer tilvalg, også vakter, er tilknyttet en tilvalgsgruppe. Tilvalgsgruppen definerer hvilken type tilvalg som kan opprettes under den; enten standardtilvalg eller vaktlister.
I vaktlister vil tilvalgsgruppen oftest være et arbeidsområde. For eksempel kan du ha 6 ulike vakter for bemanning i hovedbar, og da vil de alle ligge under samme tilvalgsgruppe; nemlig hovedbar.
Jo flere vakter du har under en tilvalgsgruppe, jo mindre oversiktlig blir det for deg å finne frem. Derfor er et godt tips å dele opp i flere ulike tilvalgsgrupper i det du ser at det begynner å bli mange vakter og vanskelig å skille den ene fra den andre. Hvis du har 30 riggvakter totalt, og 15 av disse er morgenvakter og 15 er kveld, så kan du ha en tilvalgsgruppe som heter «Rigg morgen» og en som heter «Rigg kveld». Jeg kan også skille de på «Opprigg» og «Nedrigg».
Følg stegene under for å opprette ei vakt
Steg 1: Aksjoner for siden
Trykk på den røde aksjonsknappen og velg legg til vakt.
Steg 2: Fyll inn standard informasjon for vakta
- Tittel: Inntil videre kan denne stå blank. Når du har opprettet vakten går du hit og følger stegende for automatisk genererte titler: tilvalgstittel.
- Tittel på ny gruppe: dersom du ikke allerede har lagt inn de ulike vaktgruppene så kan du opprette direkte her. Et eksempel kan være «Hovedbar».
- Start/slutt: legg inn dato og klokkeslett for vaktstart og slutt.
- Personbehov: hvor mange personer som trengs på vakta.
- Lokasjon: kan stå blank eller brukes til å legge inn oppmøtested.
Steg 3: Legg til utvidet informasjon
- max antall registreringer: ved å sette et max-antall på vakta hindrer du at vakta overbookes. Overbooking kan skje hvis flere setter opp vaktlister samtidig, eller bemanning får tilsendt tilgjengelige vakter og skal melde seg på selv (egenoppdatering – les mer om det her.)
- Info: dette feltet kan brukes til intern info eller det kan gjøres tilgjengelig for en søker i et søknadsskjema.
Steg 4: Mulighet for å pakke tilvalg
Du kan velge å opprette en pakke på vakta. Pakken gjør at påmelding til en vakt automatisk også melder personen på tilvalgene i pakken.
Her kan du se en video som viser deg mer om hvordan tilvalgspakker fungerer.
Steg 5: Automatisk sms-varsling
En vakt kan settes opp med automatisk varsling før start. Varslingen kommer i form av en sms og du velger selv hvor lenge før vaktstart (max 24 timer) at påminneren skal sendes.
Avsender på automatiske smser vil være «arkon».
Her kan du se en video-guide for bruk av automatiske sms-varsler.
Steg 6: Gjentakende vakt
Dersom vakta du oppretter har samme tidsrom og info over flere dager kan du sette den som gjentakende for å få opprettet hele rekken med vakter på en gang. Arkon oppdaterer datoen automatisk, og den øvrige informasjonen (med unntak av sms-varsel) i vakta blir kopiert.
Etter at du har trykket på lagre så vil du få opp denne rekken med opprettede vakter. For å fylle inn tittelfeltet automatisk følger du oppskriften i denne artikkelen: Tilvalgstitler.
Redigere, kopiere eller slette vakter?
For å endre eller slette et tilvalg kan du trykke på aksjons-knappen like i forkant av det aktuelle tilvalget.
Her kan du også ta en kopi av et tilvalg for å opprette et nytt – da vil du kun trenge å endre informasjonen som er annerledes.
Obs: personer som er påmeldt til et tilvalg vil ikke følge med kopien – du oppretter kun strukturen.