Eksternbrukeren gir begrenset tilgang til konkrete handlinger i arkon for en ekstern aktør. I denne artikkelen forklarer vi hvordan du som har fått en eksternbruker skal bruke verktøyet til bemanningshåndtering.
Kanskje er du representant for et idrettslag som skal jobbe dugnad, eller et annet lag/forening som skal bistå med bemanning på et arrangement? Hvis du har fått en eksternbruker er det oftest fordi du skal planlegge hvem som jobber når, og hvor, selv – i direkte kontakt med din forening.
Eksternbrukeren lar deg registrere personer, endre deres informasjon og sette de opp på vakter som du har fått en kvote på.
Arkon er ikke en app som du må laste ned, men et verktøy som brukes i din nettleser (chrome, safari etc). Dermed holder det med smarttelefon/nettbrett/datamaskin, internett-tilgang og brukertilgang.
Logge inn på din eksternbruker
1. Brukertilgang
Etter at din kontaktperson i arrangementet har tildelt deg brukertilgang, vil du motta en e-post fra post@arkon.email. I e-posten finner du en lenke til arkon.no samt en lenke for å opprette din bruker.
Trykk på opprette bruker.
2. Opprett bruker
Ved å trykke på opprett bruker kommer du til en side for bekreftelse av e-postadresse.
I tillegg til å bekrefte din e-postadresse må du legge inn fornavn og etternavn, og velge et passord.
Passordet vil kun være tilgjengelig for deg, så dersom du mister eller glemmer det, så vil ikke arrangøren kunne gi deg et nytt. Derfor er det lurt at du lagrer det et trygt sted.
Tips: Dersom dere er flere som skal bruke eksternbrukeren i ditt lag/forening kan du legge inn klubbens navn i infofeltene, og opprette et passord som du deler på en trygg plattform med din med-administrator.
Dersom du glemmer/mister passordet må du benytte «glemt passord» på innloggingssiden, likt andre innloggingssider.
Trykk opprett arkon-bruker når du har lagt inn all data
3. Logg inn
Etter at din bruker er opprettet som i steg 2, vil du bli sendt til app.arkon.no hvor du kan logge inn på din bruker.
Arkon kan brukes i enhver nettleser, men fungerer best i google chrome eller safari.
Arkon krever ikke at du laster ned noen app, du behøver kun en nettleser, internett-tilgang og brukertilgang.
4. Din startside
Når du har logget inn vil du komme til din startside i arkon. Den ser omtrent ut som bildet under – men med ulik informasjon i info-feltet, andre kvoter og andre navn på registreringer.
4.1 Kvote
Til høyre på startsiden har du en kolonne med kvote-tildeling. Der kan du se hvilke vakter din forening har fått tildelt, og hvor mange personer dere skal stille med til hver enkelt vakt. Du kan også se hvor mange du allerede har meldt på – som i dette eksempelet, hvor totalt 4 vakter er oppmeldt.
For å melde personer på vaktene sine kan du se på punkt 6, bemanning.
4.2 Antall dager igjen
Dersom arrangøren har gitt deg en frist for registrering av ditt personell, vil du se denne boksen på startsiden.
Det betyr at du ikke har tilgang til å gjøre endringer etter den gitte datoen. Dersom du ønsker å gjøre endringer etter dette må du varsle din kontaktperson hos arrangør.
4.3 Dine registreringer
Her kan du se en liste over alle personer som er registrert fra ditt lag/forening. Dette er en hurtigvisning, så den viser ikke alle vaktene hver person er påmeldt, men den viser navn og e-post som de viktigste punktene.
Det kan være personer som du har lagt inn manuelt under menyknappen «registrer personer (denne kan du lese mer om under punkt 8)». Din kontaktperson hos arrangøren kan også ha lastet de opp fra et excel-skjema, eller din forening kan ha registrert seg individuelt via et registreringsskjema.
4.4 Registrerte personer – aksjoner
Foran hver registrerte person har du en aksjonsknapp, hvor du kan redigere eller slette registreringen.
Under rediger person kan du endre den personinformasjonen som er tilgjengelig for eksternbrukeren – oftest er det navn, e-post, telefonnummer, men det kan også være allergier og annen informasjon.
Dersom en person ikke lengre skal være med kan du slette registreringen, og da blir også personen fjernet fra vaktene som var oppmeldt.
5.1. Legg inn informasjon
For å registrere en ny person trenger du den personinformasjonen som ligger i ditt skjema. Bildet til venstre er et eksempel, og det kan hende at du også trenger informasjon om allergier og annet i det skjemaet du har foran deg.
Legg inn personinfoen som etterspurt, og merk at helt øverst må du velge hvor personen skal registreres. Her kan du velge en eller flere vakter basert på når du har avtalt at personen skal jobbe.
Når du har lagt inn all info trykker du på legg til, og personen vil da dukke opp på oversikt på forsiden, samt i bemanningsmodulen.
6. Bemanning
Etterhvert som du har fått personene dine registrert i systemet, kan det hende at du trenger å gjøre endringer i vaktlista, du vil se hvem som jobber når, eller du har personer som har registrert seg selv og trenger å få tildelt vakter.
Trykk på menyknappen bemanning til venstre på skjermen.
Når du har trykket på denne vil du få opp en bemanningsmodul. Den viser en liste over registrerte personer til venstre, og til høyre kan du se de aktuelle vaktene, tidspunkt og oppfyllingsgrad.
6.1 Meld person på vakt
For å melde en person på en vakt kan du trykke på personen og dra den over til aktuell vakt – hvor du slipper musetasten, og personen blir meldt på vakta. Drag and drop! Etter at personen er påmeldt vil du få opp en midlertidig bekreftelse i høyre hjørnet, personen vil bytte farge til turkis, ha fått nytt timetall – og vakta på venstre side vil vise ny oppfyllingsgrad.
6.2 Se hvem som er på vakt
For å se hvem som er meldt på en vakt kan du holde pekeren over i-en foran vakta. Da vil du få opp en liste.
6.3 Se hvilke vakter personen har
For å se alle vakter en person har kan du hlde pekeren over personikonet. Da får du opp en hurtigivsning av personens registrerte informasjon, inkludert vakter.
6.4 Slett person fra vakt
Dersom du ønsker å slette en person fra en vakt kan du bruke det røde krysset foran personens navn i listevisning på vakt, eller det samme røde krysset bak personens vakt i listevisning på person (som vises i punkt 6.2).
Du vil da få opp en dialogboks for å bekrefte at du ønsker å fjerne personen fra vakta.
Når du har fylt opp alle vaktene og registrert alle dine personer, er du i utgangspunktet i mål. Dersom det skulle oppstå endringer i planene kan du endre disse så lenge som din kontaktperson i arrangementet har gitt deg tilgang til å gjør endringer. Etter dette må du varsle endringer direkte til din kontaktperson.